Quản lý kho nguyên liệu quán ăn: nhập, xuất, tồn, kiểm kê và hàng hủy

Với quán ăn, nhà hàng, kho nguyên liệu là nơi một phần lớn tiền vốn nằm dưới dạng thịt, hải sản, rau, cà phê, rượu bia. Khi không có phiếu nhập, xuất và không kiểm kê định kỳ, chủ quán chỉ biết "tháng này tốn nhiều hàng" mà không biết tốn ở đâu. Từ năm 2026, với hộ kinh doanh tính thuế trên thu nhập, sổ kho còn là căn cứ để xác định chi phí được trừ.

Bài viết mô tả quy trình kho tối thiểu cho một quán ăn: nhập, xuất, sắp xếp theo FIFO/FEFO, kiểm kê cuối tháng và xử lý hao hụt, hàng hủy.

Căn cứ pháp lý liên quan

Đối tượng	Văn bản	Nội dung chính
Hộ tính thuế TNCN trên thu nhập	Thông tư 152/2025/TT-BTC, Điều 6	Mở Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa mẫu S2d-HKD
Hộ chuyển sang tính trên thu nhập	Nghị định 68/2026/NĐ-CP	Lập bảng kê hàng tồn kho, máy móc, thiết bị tại 31/12/2025
Doanh nghiệp nhỏ và vừa	Thông tư 133/2016/TT-BTC	Mẫu phiếu nhập kho 01-VT, phiếu xuất kho 02-VT
Doanh nghiệp	Nghị định 320/2025/NĐ-CP; Thông tư 20/2026/TT-BTC	Chi phí hủy hàng được trừ và hồ sơ đi kèm

Sổ S2d-HKD theo dõi từng loại nguyên liệu với các cột: chứng từ, diễn giải, đơn vị tính, đơn giá, số lượng và thành tiền nhập, xuất, tồn. Đơn giá xuất tính theo bình quân: giá trị tồn đầu kỳ cộng giá trị nhập trong kỳ, chia cho số lượng tồn đầu kỳ cộng số lượng nhập trong kỳ.

Nhập kho: kiểm trước khi ký

1. Đối chiếu đơn đặt hàng: tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá.
2. Cân, đếm thực tế: thịt, hải sản cân từng lô; hàng đóng gói đếm và xem hạn dùng.
3. Kiểm chất lượng: nhiệt độ hàng đông lạnh, màu, mùi; từ chối hàng không đạt ngay tại chỗ.
4. Lập phiếu nhập: ghi số lượng thực nhận, không chép theo hóa đơn nếu hàng thiếu; người giao hàng và thủ kho cùng ký.
5. Lưu chứng từ: hóa đơn hoặc bảng kê mua hàng kẹp cùng phiếu nhập.

Xuất kho: theo ca hoặc theo ngày

Quán nhỏ có thể xuất theo ngày cho bếp; nhà hàng lớn nên xuất theo ca và theo bộ phận (bếp nóng, bếp lạnh, quầy bar). Phiếu xuất ghi rõ người nhận, lý do xuất, số lượng. Theo LuatVietnam, phiếu xuất kho mẫu 02-VT có chữ ký của người lập phiếu, thủ kho, kế toán và giám đốc; phiếu nhập kho mẫu 01-VT có chữ ký của người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho và kế toán trưởng.

Nguyên liệu đã xuất cho bếp nhưng dùng không hết cuối ngày nên được trả lại kho có ghi nhận, hoặc được tính là tồn tại bếp khi kiểm kê.

Sắp xếp kho theo FIFO và FEFO

• FIFO (nhập trước, xuất trước): hàng nhập trước được dùng trước; phù hợp với hàng khô, hàng có hạn dùng dài.
• FEFO (hết hạn trước, xuất trước): hàng có hạn dùng gần nhất được dùng trước, kể cả khi nhập sau; phù hợp với sữa, kem, thực phẩm tươi, nước sốt đã pha.

Cách làm: dán nhãn ngày nhập và hạn dùng lên từng thùng, khay; xếp hàng mới vào phía sau hoặc phía dưới; kiểm tra tủ mát, tủ đông mỗi đầu ca.

Kiểm kê cuối tháng

• Chốt thời điểm: sau ca cuối ngày cuối tháng, ngừng nhập xuất trong lúc đếm.
• Chia nhóm: 2 người một nhóm, một người đếm, một người ghi; người kiểm không phải thủ kho.
• Đếm cả tồn tại bếp và quầy bar, không chỉ trong kho.
• Lập biên bản kiểm kê: số lượng theo sổ, số lượng thực tế, chênh lệch, nguyên nhân, chữ ký.
• Điều chỉnh sổ kho theo biên bản đã duyệt.

Tồn cuối kỳ sau kiểm kê là số dùng để tính giá vốn thực tế (tồn đầu + nhập − tồn cuối). Cách so với giá vốn theo công thức xem bài định lượng món và food cost.

Hao hụt và hàng hủy

Hao hụt là chênh lệch giữa sổ và thực tế. Cần tách: hao hụt có nguyên nhân rõ (bay hơi, rã đông, sơ chế) và hao hụt không rõ nguyên nhân. Loại thứ hai là dấu hiệu cần rà lại quy trình nhập, xuất hoặc kiểm soát ra vào kho.

Hàng hủy là hàng hỏng, hết hạn, không còn dùng được. Với doanh nghiệp, tiết i7 khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP cho tính vào chi phí được trừ chi phí hủy hàng tồn kho hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hết hạn sử dụng, hàng không còn giá trị sử dụng, và chi phí hủy nguyên liệu không còn nhu cầu sử dụng; giá trị tính theo giá vốn cộng chi phí liên quan đến việc hủy.

Hồ sơ theo điểm g khoản 9 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC gồm:

• Quyết định của người có thẩm quyền tại doanh nghiệp về việc hủy.
• Biên bản kiểm kê giá trị hàng hủy, ghi rõ nguyên nhân, chủng loại, số lượng, giá trị, phương án xử lý, do đại diện hợp pháp ký.
• Quyết định thành lập Hội đồng xử lý việc tiêu hủy.
• Quyết định xử lý của Hội đồng.

Với quán, hàng hủy phát sinh gần như hằng ngày. Cách làm gọn là ghi sổ hủy hàng theo ngày (có ảnh chụp), cuối tháng tổng hợp thành một bộ hồ sơ hủy hàng. Cách áp dụng cụ thể nên thống nhất với kế toán hoặc cơ quan thuế.

Việc cần làm ngay

• Chỉ định thủ kho và người giữ chìa khóa kho, tủ đông.
• In sẵn phiếu nhập, phiếu xuất, sổ hủy hàng theo ngày.
• Dán nhãn ngày nhập, hạn dùng cho toàn bộ hàng trong kho.
• Mở sổ kho cho nhóm nguyên liệu giá trị lớn trước.
• Lên lịch kiểm kê cuối tháng, có người kiểm độc lập.
• Lập bộ hồ sơ hủy hàng hằng tháng.

Mẫu phiếu nhập, xuất, biên bản kiểm kê và biên bản hủy hàng có tại Mẫu biểu. Làm bài Chấm điểm sổ sách để xem quy trình kho của quán đang ở mức nào.

Nguồn tham khảo

• Công báo Chính phủ – Thông tư số 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh
• Công báo Chính phủ – Nghị định số 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp
• Công báo Chính phủ – Thông tư số 20/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế TNDN và Nghị định 320/2025/NĐ-CP
• LuatVietnam – Mẫu phiếu nhập kho và hướng dẫn cách lập
• LuatVietnam – Mẫu phiếu xuất kho do Bộ Tài chính ban hành và cách ghi
• LuatVietnam – 8 nội dung đáng chú ý của Nghị định 68/2026/NĐ-CP về thuế hộ kinh doanh