Hợp đồng lao động cho nhân viên phục vụ, pha chế, bếp: ký thế nào cho đúng

Nhiều quán cà phê, quán ăn vẫn nhận nhân viên phục vụ, pha chế, phụ bếp theo kiểu "nói miệng": hẹn giờ làm, báo lương theo giờ rồi cho vào ca ngay. Cách làm này nhanh, nhưng khi có tranh chấp về lương, nghỉ việc hay bảo hiểm, chủ quán gần như không có giấy tờ gì để chứng minh hai bên đã thỏa thuận những gì.

Bộ luật Lao động 2019 vẫn là văn bản gốc về hợp đồng lao động. Văn bản hợp nhất năm 2026 cho thấy Bộ luật chỉ được sửa ở một số điều không liên quan đến giao kết hợp đồng, nên các quy định dưới đây vẫn áp dụng. Điểm mới là mức phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 10/09/2026, thay Nghị định 12/2022/NĐ-CP) và hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Khi nào là hợp đồng lao động

Theo khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì vẫn được coi là hợp đồng lao động.

Nghĩa là gọi nhân viên là "cộng tác viên", ký "hợp đồng dịch vụ" hay "hợp đồng khoán" không làm thay đổi bản chất. Nhân viên phục vụ làm theo ca do quán xếp, mặc đồng phục, chịu sự phân công của quản lý và nhận lương theo giờ thì gần như chắc chắn là quan hệ lao động. Khoản 2 Điều 13 cũng yêu cầu quán phải giao kết hợp đồng trước khi nhận người vào làm.

Hình thức: văn bản, điện tử hay lời nói

Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

• Hợp đồng phải bằng văn bản, làm thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản.
• Hợp đồng giao kết qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng bằng văn bản.
• Chỉ được giao kết bằng lời nói với hợp đồng có thời hạn dưới 1 tháng, trừ một số trường hợp như người chưa đủ 15 tuổi hoặc nhóm lao động mùa vụ ủy quyền cho một người ký.

Như vậy, người phụ bếp làm 2 tuần dịp Tết có thể thỏa thuận miệng. Nhân viên làm từ đủ 1 tháng trở lên, kể cả làm bán thời gian, phải có hợp đồng bằng văn bản hoặc điện tử.

Chọn đúng loại hợp đồng

Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 chỉ có 2 loại hợp đồng lao động. Tên gọi "hợp đồng thời vụ" không còn là một loại riêng.

Loại	Thời hạn	Lưu ý cho quán
Không xác định thời hạn	Không ấn định ngày kết thúc	Dùng cho nhân sự lâu dài: bếp chính, quản lý ca
Xác định thời hạn	Không quá 36 tháng	Chỉ được ký thêm 1 lần; lần sau nếu vẫn làm tiếp phải ký không xác định thời hạn

Khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn mà nhân viên vẫn làm, hai bên có 30 ngày để ký hợp đồng mới. Quá 30 ngày không ký, hợp đồng cũ tự trở thành hợp đồng không xác định thời hạn (khoản 2 Điều 20).

Nhân viên làm theo ca ngắn vẫn ký một trong hai loại trên, kèm thỏa thuận làm việc không trọn thời gian theo Điều 32. Người làm không trọn thời gian được hưởng lương và bình đẳng về quyền, nghĩa vụ như người làm trọn thời gian.

Nội dung bắt buộc của hợp đồng

Khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê các nội dung chủ yếu:

1. Tên, địa chỉ của quán (người sử dụng lao động) và họ tên, chức danh người ký phía quán.
2. Họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi cư trú, số căn cước của nhân viên.
3. Công việc và địa điểm làm việc.
4. Thời hạn hợp đồng.
5. Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác.
6. Chế độ nâng bậc, nâng lương.
7. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
8. Trang bị bảo hộ lao động.
9. Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
10. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng nghề.

Với quán F&B, nên ghi cụ thể: vị trí (phục vụ, pha chế, phụ bếp), chi nhánh làm việc, ca làm, đơn giá lương theo giờ hoặc lương tháng, ngày trả lương, cách tính tiền làm thêm và làm ban đêm, đồng phục, đồ bảo hộ bếp (tạp dề, giày chống trơn, găng tay chịu nhiệt). Nếu quán dưới 10 người và không có nội quy bằng văn bản, nên thỏa thuận luôn nội dung kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng.

Phụ lục hợp đồng dùng để sửa lương, đổi ca, đổi vị trí, nhưng không được sửa thời hạn hợp đồng (Điều 22).

Những điều cấm khi ký và thực hiện hợp đồng

Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 cấm người sử dụng lao động:

• Giữ bản chính căn cước, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.
• Buộc người lao động đặt cọc bằng tiền hoặc tài sản để bảo đảm thực hiện hợp đồng.
• Buộc người lao động làm việc để trả nợ cho chủ.

Các thói quen như giữ căn cước bản gốc của nhân viên mới, thu "tiền cọc đồng phục" hay "tiền cọc két" đều thuộc nhóm hành vi bị cấm. Theo khoản 2 Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt là 20–25 triệu đồng, kèm buộc trả lại giấy tờ, tiền đã giữ cộng lãi.

Hợp đồng lao động điện tử từ 2026

Nghị định 337/2025/NĐ-CP ban hành ngày 24/12/2025, có hiệu lực từ 01/01/2026. Theo Báo Chính phủ và LuatVietnam:

• Hợp đồng điện tử không bắt buộc, Nhà nước khuyến khích sử dụng thay hợp đồng giấy.
• Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ quản lý vận hành từ 01/07/2026.
• Các bên ký bằng chữ ký số, xác thực danh tính bằng giấy tờ hợp lệ hoặc tài khoản định danh điện tử; việc giao kết đi qua nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử được cấp phép và kết nối với nền tảng.
• Mỗi hợp đồng được cấp một mã định danh không đổi, kể cả khi sửa đổi hay chấm dứt.
• Dữ liệu được lưu 10 năm kể từ khi hợp đồng chấm dứt.

Với chuỗi có nhiều nhân viên ca, hợp đồng điện tử giúp ký nhanh từ xa và tra cứu tập trung. Quán nhỏ vẫn có thể dùng hợp đồng giấy.

Rủi ro khi chỉ thỏa thuận miệng

Rủi ro	Hậu quả
Bị phạt vì không giao kết bằng văn bản (khoản 1 Điều 15 Nghị định 283/2026)	2–5 triệu đồng khi vi phạm với 1–10 người; 5–10 triệu đồng với 11–50 người; buộc ký hợp đồng bằng văn bản
Giao kết sai loại hoặc thiếu nội dung chủ yếu	Cùng khung phạt như trên, buộc ký lại đúng loại
Tranh chấp lương, ca làm	Quán khó chứng minh mức lương, giờ làm đã thỏa thuận
Bảo hiểm xã hội	Không có hợp đồng không làm mất nghĩa vụ đóng; quán vẫn có thể bị truy đóng
Cho nghỉ việc	Không có căn cứ về thời hạn hợp đồng, thời hạn báo trước

Lưu ý về mức phạt: theo Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, các mức trên là mức phạt với cá nhân; hộ kinh doanh bị phạt như cá nhân, còn doanh nghiệp bị phạt gấp 2 lần.

Việc cần làm ngay

• Lập danh sách toàn bộ nhân viên đang làm, ghi rõ ai đã có hợp đồng, ai chỉ thỏa thuận miệng.
• Ký hợp đồng bằng văn bản cho mọi người làm từ đủ 1 tháng, kể cả bán thời gian.
• Rà lại mẫu hợp đồng theo đủ 10 nội dung tại Điều 21.
• Kiểm tra các hợp đồng xác định thời hạn đã ký lần thứ 2 để chuẩn bị chuyển sang không xác định thời hạn.
• Trả lại bản chính giấy tờ và mọi khoản tiền cọc đang giữ của nhân viên.
• Nếu có nhiều chi nhánh, cân nhắc chuyển sang hợp đồng điện tử qua nhà cung cấp được cấp phép.

Mẫu hợp đồng lao động tham khảo có tại mục Mẫu biểu. Để ước tính chi phí thật của một nhân viên sau khi ký hợp đồng và đóng bảo hiểm, có thể dùng công cụ tính chi phí nhân viên. Với nhân viên bán thời gian, xem thêm bài Nhân viên bán thời gian có phải đóng BHXH.

Nguồn tham khảo

• Cổng văn bản Chính phủ – Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14
• LuatVietnam – Văn bản hợp nhất 18/VBHN-VPQH 2026 Bộ luật Lao động
• Cổng văn bản Chính phủ – Nghị định 283/2026/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực lao động, BHXH
• Xây dựng chính sách – Nghị định 283/2026/NĐ-CP
• Cổng văn bản Chính phủ – Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử
• Báo Chính phủ – Quy định về hợp đồng lao động điện tử
• LuatVietnam – Hợp đồng lao động điện tử: quy định doanh nghiệp cần cập nhật từ 01/7/2026