Cho nhân viên nghỉ việc đúng luật: báo trước, trợ cấp và chốt BHXH

Nhân viên quán F&B nghỉ việc thường xuyên: có người báo trước vài ngày, có người bỏ ca rồi nghỉ luôn, có người quán muốn cho nghỉ vì làm không đạt. Mỗi trường hợp có thời hạn báo trước, khoản phải trả và thủ tục khác nhau. Làm sai, quán có thể phải nhận nhân viên trở lại, trả lương những ngày không được làm và bồi thường thêm.

Bài viết tổng hợp các quy định tại Điều 34 đến Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, Điều 8 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, cùng mức phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 10/09/2026.

Nhân viên xin nghỉ: thời hạn báo trước

Theo khoản 1 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, nhân viên được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nhưng phải báo trước:

Loại hợp đồng	Nhân viên báo trước	Quán báo trước (khi có căn cứ tại Điều 36)
Không xác định thời hạn	Ít nhất 45 ngày	Ít nhất 45 ngày
Xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng	Ít nhất 30 ngày	Ít nhất 30 ngày
Xác định thời hạn dưới 12 tháng	Ít nhất 3 ngày làm việc	Ít nhất 3 ngày làm việc

Nhân viên không cần báo trước trong một số trường hợp tại khoản 2 Điều 35, như không được trả đủ lương hoặc trả lương không đúng hạn, bị ngược đãi, bị quấy rối tình dục, không được bố trí đúng công việc, địa điểm đã thỏa thuận.

Nếu nhân viên nghỉ trái luật (không báo trước đủ ngày khi không thuộc trường hợp được miễn), theo Điều 40 nhân viên không được trợ cấp thôi việc và phải bồi thường nửa tháng tiền lương cộng tiền lương những ngày không báo trước. Quán không được giữ lương đã làm để "phạt"; khoản bồi thường cần được xác định rõ và thanh toán theo thỏa thuận hoặc qua giải quyết tranh chấp.

Quán cho nhân viên nghỉ: chỉ khi có căn cứ

Khoản 1 Điều 36 chỉ cho quán đơn phương chấm dứt hợp đồng trong các trường hợp, gồm:

• Nhân viên thường xuyên không hoàn thành công việc, xác định theo quy chế đánh giá do quán ban hành.
• Ốm đau, tai nạn đã điều trị dài ngày mà chưa hồi phục (12 tháng, 6 tháng hoặc quá nửa thời hạn hợp đồng tùy loại).
• Thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, di dời theo yêu cầu cơ quan nhà nước mà buộc phải giảm chỗ làm.
• Tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 5 ngày làm việc liên tục trở lên, trường hợp này không phải báo trước.
• Cung cấp thông tin không trung thực khi tuyển dụng.

Quán không được đơn phương chấm dứt khi nhân viên đang điều trị ốm đau theo chỉ định, đang nghỉ phép, nghỉ có sự đồng ý, lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi (Điều 37).

Nếu cho nghỉ trái luật, theo Điều 41 quán phải nhận nhân viên trở lại, trả lương và đóng bảo hiểm cho những ngày không được làm, cộng thêm ít nhất 2 tháng tiền lương; nếu vi phạm thời hạn báo trước thì trả thêm tiền lương những ngày không báo trước.

Các cách ít rủi ro hơn là thỏa thuận chấm dứt (khoản 3 Điều 34) bằng văn bản, hoặc để hợp đồng xác định thời hạn hết hạn và thông báo bằng văn bản (Điều 45).

Sa thải: là hình thức kỷ luật, không phải "đuổi việc"

Sa thải chỉ áp dụng cho các hành vi tại Điều 125: trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc; gây thiệt hại nghiêm trọng về tài sản theo nội quy; tái phạm khi đang bị kỷ luật; tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày.

Sa thải phải theo đúng trình tự xử lý kỷ luật: chứng minh lỗi, thông báo họp trước ít nhất 5 ngày làm việc, họp có biên bản, ra quyết định trong thời hiệu (Điều 122, 123; Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP). Người bị sa thải không được trợ cấp thôi việc.

Trợ cấp thôi việc: ai được, tính thế nào

Theo Điều 46 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 8 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

• Áp dụng khi hợp đồng chấm dứt vì hết hạn, hoàn thành công việc, thỏa thuận, nhân viên hoặc quán đơn phương chấm dứt đúng luật và một số trường hợp khác; nhân viên đã làm thường xuyên từ đủ 12 tháng.
• Mỗi năm làm việc được nửa tháng tiền lương, tính theo lương bình quân 6 tháng liền kề theo hợp đồng.
• Thời gian tính = thời gian làm việc thực tế (có tính cả thời gian thử việc) trừ đi thời gian đã đóng bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được trả trợ cấp.
• Tháng lẻ từ 6 tháng trở xuống tính 1/2 năm, trên 6 tháng tính 1 năm.
• Không trả khi nhân viên đủ điều kiện hưởng lương hưu hoặc tự ý bỏ việc từ 5 ngày làm việc liên tục.

Ví dụ: nhân viên pha chế làm 3 năm 2 tháng, gồm 2 tháng thử việc theo hợp đồng thử việc riêng (không đóng bảo hiểm) và 3 năm có đóng bảo hiểm thất nghiệp. Thời gian tính trợ cấp là 2 tháng, làm tròn thành 1/2 năm. Lương bình quân 6 tháng cuối 8.000.000 đồng. Trợ cấp thôi việc = 1/2 × 1/2 × 8.000.000 = 2.000.000 đồng.

Nếu quán không đóng bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên suốt thời gian làm việc, toàn bộ thời gian đó được tính trợ cấp, bên cạnh nghĩa vụ truy đóng bảo hiểm.

Trợ cấp mất việc làm (Điều 47) áp dụng khi cho thôi việc vì thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc tổ chức lại doanh nghiệp: mỗi năm 1 tháng lương, ít nhất 2 tháng lương.

Thanh toán trong 14 ngày làm việc và chốt bảo hiểm

Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên phải thanh toán đầy đủ; chỉ được kéo dài tối đa 30 ngày trong một số trường hợp như quán chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu, lý do kinh tế, thiên tai, dịch bệnh. Các khoản thường gồm:

1. Lương những ngày đã làm, tiền làm thêm giờ, làm ban đêm chưa trả.
2. Tiền lương những ngày phép năm chưa nghỉ (khoản 3 Điều 113).
3. Trợ cấp thôi việc hoặc mất việc làm nếu có.
4. Các khoản khác theo hợp đồng, quy chế thưởng.

Quán còn phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, trả lại giấy tờ bản chính đã giữ (nếu có) và cung cấp bản sao tài liệu về quá trình làm việc khi nhân viên yêu cầu. Theo LuatVietnam, từ 01/01/2026 sổ bảo hiểm xã hội được cấp dưới dạng điện tử, bản giấy chỉ cấp khi người tham gia yêu cầu.

Việc chốt bảo hiểm đúng hạn còn ảnh hưởng quyền lợi của nhân viên: theo Luật Việc làm 2025 (hiệu lực từ 01/01/2026), người lao động phải nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp trong 3 tháng kể từ khi chấm dứt hợp đồng, và người đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật không được hưởng.

Mức phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP

Hành vi (Điều 18)	Mức phạt (cá nhân)
Không thông báo bằng văn bản khi hợp đồng chấm dứt	1–3 triệu đồng
Không thanh toán đúng hạn khi chấm dứt; không trả hoặc trả thiếu trợ cấp thôi việc, mất việc làm; không hoàn thành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm	1–2 triệu đồng với 1–10 người; 2–5 triệu đồng với 11–50 người
Không trả tiền lương những ngày phép năm chưa nghỉ khi thôi việc (khoản 2 Điều 23)	5–10 triệu đồng với 1–10 người

Quán còn bị buộc trả đủ trợ cấp cộng lãi và hoàn thành thủ tục bảo hiểm. Hộ kinh doanh bị phạt như cá nhân, doanh nghiệp gấp 2 lần.

Việc cần làm ngay

• Xác định loại hợp đồng của nhân viên để biết thời hạn báo trước áp dụng.
• Nhận đơn xin nghỉ bằng văn bản, ghi rõ ngày nhận để tính thời hạn báo trước.
• Khi muốn cho nghỉ, kiểm tra căn cứ tại Điều 36, ưu tiên thỏa thuận chấm dứt bằng văn bản.
• Lập bảng quyết toán: lương, làm thêm, phép năm chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc.
• Thanh toán và làm thủ tục báo giảm, xác nhận bảo hiểm trong 14 ngày làm việc.
• Lưu hồ sơ: đơn nghỉ, thông báo chấm dứt, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán.

Để dự trù chi phí nhân sự, gồm cả trợ cấp khi nghỉ việc, có thể dùng công cụ tính chi phí nhân viên. Trình tự sa thải xem thêm tại bài Nội quy lao động và xử lý kỷ luật nhân viên quán.

Nguồn tham khảo

• Cổng văn bản Chính phủ – Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14
• Cổng văn bản Chính phủ – Nghị định 145/2020/NĐ-CP
• Cổng văn bản Chính phủ – Nghị định 283/2026/NĐ-CP
• LuatVietnam – Sổ bảo hiểm xã hội giấy dừng cấp từ 01/01/2026
• VnEconomy – Thay đổi điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp từ 1/1/2026
• Xây dựng chính sách – Những thay đổi quan trọng về chế độ bảo hiểm thất nghiệp từ 1/1/2026