Mở quán cà phê năm 2026 cần những giấy tờ gì?

Bài viết dành cho người chuẩn bị mở quán cà phê, quán trà, quán nước tại Việt Nam trong năm 2026, dù là quán nhỏ một mặt tiền hay cửa hàng đầu tiên của một chuỗi. Danh sách dưới đây đi theo thứ tự nên làm: từ đăng ký kinh doanh đến các điều kiện vận hành. Sau khi bỏ cấp huyện từ 01/07/2025, nơi nộp nhiều hồ sơ đã thay đổi.

1. Đăng ký kinh doanh

Có hai lựa chọn phổ biến:

Tiêu chí	Hộ kinh doanh	Công ty (TNHH, cổ phần)
Nơi đăng ký	Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã	Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh
Phù hợp với	Quán đơn lẻ, một chủ	Nhiều người góp vốn, dự định mở chuỗi
Nghĩa vụ kế toán	Đơn giản, theo Thông tư 152/2025/TT-BTC	Đầy đủ theo chế độ kế toán doanh nghiệp

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2025, thẩm quyền đăng ký hộ kinh doanh chuyển từ cấp huyện về cấp xã. Cơ quan này gửi thông tin cho cơ quan thuế trong 3 ngày làm việc.

Lưu ý: ngành nghề đăng ký nên ghi rõ dịch vụ ăn uống, vì giấy tờ này là căn cứ cho các thủ tục an toàn thực phẩm phía sau.

2. An toàn thực phẩm

Nghị định 46/2026/NĐ-CP đang bị tạm ngưng cho đến khi Luật An toàn thực phẩm sửa đổi và nghị định hướng dẫn có hiệu lực. Trong thời gian này, Nghị định 15/2018/NĐ-CP tiếp tục được áp dụng.

Trường hợp phải có giấy chứng nhận

Quán có đăng ký kinh doanh dịch vụ ăn uống thường thuộc diện phải có Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm. Hồ sơ thường gồm đơn đề nghị, giấy đăng ký kinh doanh, thuyết minh cơ sở vật chất, giấy xác nhận sức khỏe và kiến thức an toàn thực phẩm của người trực tiếp chế biến.

Trường hợp không thuộc diện cấp giấy chứng nhận

Điều 12 Nghị định 15/2018/NĐ-CP liệt kê các cơ sở không thuộc diện cấp giấy chứng nhận, trong đó có kinh doanh thực phẩm nhỏ lẻ, kinh doanh thực phẩm bao gói sẵn, kinh doanh thức ăn đường phố, và cơ sở đã có chứng nhận HACCP, ISO 22000 hoặc tương đương còn hiệu lực. Các cơ sở này vẫn phải bảo đảm điều kiện an toàn thực phẩm. Một số địa phương yêu cầu ký bản cam kết bảo đảm an toàn thực phẩm; ví dụ, UBND phường Kiều Phú (Hà Nội) đã đăng hướng dẫn về bản cam kết cho cơ sở dịch vụ ăn uống, thức ăn đường phố không thuộc diện cấp giấy.

Nên hỏi bộ phận một cửa của UBND xã, phường để biết quán thuộc diện nào và nộp hồ sơ ở đâu.

3. Phòng cháy, chữa cháy

Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ (Luật số 55/2024/QH15) có hiệu lực từ 01/07/2025. Trong một trả lời công dân, Cục Cảnh sát PCCC và CNCH nêu rõ: nhà ở kết hợp kinh doanh ăn uống tầng 1 diện tích 60 m² là cơ sở thuộc danh mục quản lý về PCCC tại mục 32 Phụ lục I Nghị định 105/2025/NĐ-CP; cơ sở phải bảo đảm điều kiện phòng cháy tại Điều 23 Luật; và pháp luật về PCCC và CNCH không quy định chứng nhận về PCCC đối với cơ sở.

Nói cách khác, quán nhỏ không cần xin giấy chứng nhận PCCC nhưng phải đáp ứng điều kiện. Theo Điều 23, các điều kiện gồm:

• Nội quy phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ phù hợp với loại hình cơ sở.
• Trang bị phương tiện phòng cháy, chữa cháy theo quy định, ví dụ bình chữa cháy còn hạn.
• Phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ.
• Lực lượng PCCC cơ sở hoặc phân công người thực hiện nhiệm vụ PCCC.
• Thiết bị truyền tin báo cháy kết nối cơ sở dữ liệu PCCC, thực hiện chậm nhất từ 01/07/2027.

4. Bán rượu

Nếu quán bán rượu có độ cồn từ 5,5 độ trở lên cho khách uống tại chỗ, quán phải đăng ký bán rượu tiêu dùng tại chỗ với cơ quan có thẩm quyền. Trước đây cơ quan tiếp nhận là phòng kinh tế cấp huyện; theo Nghị định 139/2025/NĐ-CP, nhiều thủ tục về rượu đã chuyển về UBND cấp xã từ 01/07/2025. Nên xác nhận nơi tiếp nhận với UBND xã, phường.

Dù chỉ bán bia, quán không được bán rượu, bia cho người dưới 18 tuổi. Theo Điều 31 Nghị định 90/2026/NĐ-CP (thay Nghị định 117/2020/NĐ-CP từ 15/05/2026), hành vi này bị phạt từ 1 đến 3 triệu đồng với cá nhân và gấp đôi với tổ chức. Xem thêm nghĩa vụ và mức phạt về rượu bia, thuốc lá tại quán.

5. Bản quyền âm nhạc

Mở nhạc trong quán là sử dụng tác phẩm vì mục đích kinh doanh. Biểu mức tiền bản quyền được quy định tại Nghị định 17/2023/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 134/2026/NĐ-CP, tính theo lương cơ sở (2.530.000 đồng/tháng từ 01/07/2026), hệ số theo diện tích và tỷ lệ theo khu vực. Theo VnExpress, mức tối đa mỗi năm là 20,24 triệu đồng, tương đương 8 lần lương cơ sở.

6. Thuế và hóa đơn

• Quán có doanh thu đến 1 tỷ đồng/năm không phải nộp thuế GTGT và TNCN theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP, nhưng vẫn ghi sổ doanh thu và thông báo doanh thu thực tế.
• Quán có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm phải dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

7. Lao động

• Ký hợp đồng lao động bằng văn bản với nhân viên, kể cả nhân viên bán thời gian.
• Trả lương không thấp hơn lương tối thiểu vùng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP (vùng I: 5.310.000 đồng/tháng hoặc 25.500 đồng/giờ).
• Nhân viên có hợp đồng từ đủ 1 tháng và tiền lương tháng từ mức tham chiếu trở lên thuộc diện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, kể cả làm bán thời gian.

8. Biển hiệu

Theo Luật Quảng cáo, biển hiệu phải thể hiện tên cơ sở kinh doanh đúng như trên giấy đăng ký kinh doanh, địa chỉ và điện thoại. Chữ nước ngoài, nếu có, không được lớn hơn chữ tiếng Việt. Kích thước, vị trí đặt biển còn theo quy định của địa phương.

Việc cần làm ngay

• Chọn hình thức hộ kinh doanh hoặc công ty, đăng ký ngành nghề dịch vụ ăn uống.
• Hỏi UBND xã, phường về hồ sơ an toàn thực phẩm áp dụng cho quán.
• Làm giấy xác nhận sức khỏe và kiến thức an toàn thực phẩm cho người trực tiếp pha chế, chế biến.
• Lắp bình chữa cháy, lập nội quy và phương án PCCC, phân công người phụ trách.
• Nếu bán rượu từ 5,5 độ: đăng ký bán rượu tiêu dùng tại chỗ.
• Ước tính và trả tiền bản quyền âm nhạc, hoặc dùng nhạc có giấy phép thương mại.
• Chọn phần mềm bán hàng có hóa đơn máy tính tiền; lập sổ doanh thu.
• Ký hợp đồng lao động, xác định nhân viên thuộc diện đóng bảo hiểm.
• Thiết kế biển hiệu đúng nội dung bắt buộc.

Để có danh sách giấy tờ theo đúng loại hình, quy mô và địa bàn của quán, có thể dùng công cụ giấy tờ mở quán miễn phí trên trang. Để ước tính tiền bản quyền âm nhạc, dùng công cụ phí bản quyền âm nhạc. Nếu cần rà soát hồ sơ cụ thể, có thể gửi yêu cầu qua trang Dịch vụ.

Nguồn tham khảo

• LuatVietnam: Quy định về đăng ký hộ kinh doanh từ ngày 01/7/2025 theo Nghị định 168
• Báo Chính phủ: Tiếp tục áp dụng Nghị định 15/2018/NĐ-CP về an toàn thực phẩm
• Chi cục QLTT An Giang: Cơ sở không thuộc đối tượng phải cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện ATTP
• UBND phường Kiều Phú: Hướng dẫn bản cam kết bảo đảm an toàn thực phẩm
• Cục Cảnh sát PCCC và CNCH: Hỏi đáp công dân về kinh doanh hàng ăn
• Văn bản Chính phủ: Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ số 55/2024/QH15
• Báo Chính phủ: Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép sản xuất, bán lẻ rượu từ 1/7/2025
• Báo Dân trí: Mức phạt khi bán rượu cho người dưới 18 tuổi
• Cục Bản quyền tác giả: Giới thiệu Nghị định 134/2026/NĐ-CP
• VnExpress: Công thức tính chi phí bản quyền âm nhạc cho quán cà phê, nhà hàng
• Báo Chính phủ: Nâng ngưỡng chịu thuế với hộ kinh doanh lên 01 tỷ đồng/năm
• Sở Tư pháp Huế: Quy định pháp luật để nhận diện biển hiệu