Ngưỡng 5 triệu đồng: khoản chi nào của quán phải chuyển khoản mới được trừ

Nhiều quán vẫn trả tiền hàng, tiền sửa chữa, thậm chí tiền lương bằng tiền mặt vì nhanh và quen. Từ cuối năm 2025, thói quen này có thể làm mất quyền trừ chi phí và khấu trừ thuế. Ngưỡng bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt đã hạ từ 20 triệu đồng xuống 5 triệu đồng, và không chỉ áp dụng cho doanh nghiệp.

Bài viết tổng hợp ngưỡng hiện hành tại tháng 09/2026, các trường hợp đặc thù thường gặp ở quán F&B và việc cần làm với sổ sách. Cách áp dụng cho từng khoản cụ thể nên được kế toán thuế xác nhận.

Ngưỡng hiện hành: 5 triệu đồng

Áp dụng cho	Văn bản	Quy định
Chi phí được trừ thuế TNDN (doanh nghiệp)	Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP	Mua hàng hóa, dịch vụ và khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Khấu trừ thuế GTGT đầu vào	Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP	Hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên, đã gồm thuế GTGT
Hộ kinh doanh tính TNCN trên thu nhập	Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP	Khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Mốc thời gian: Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày ký 15/12/2025; theo điểm b khoản 1 Điều 24, quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng từ ngày Nghị định có hiệu lực. Nghị định này thay Nghị định 218/2013/NĐ-CP, vốn đặt ngưỡng 20 triệu đồng. Với thuế GTGT, ngưỡng 5 triệu đồng áp dụng từ 01/07/2025 theo Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Thế nào là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Khoản 1 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP định nghĩa đây là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP, như chuyển khoản, thẻ, ví điện tử. Điểm cần nhớ: chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán không được tính. Nghị định 320/2025/NĐ-CP dẫn chiếu định nghĩa này cho thuế TNDN.

Các trường hợp thường gặp ở quán

Mua nhiều lần trong ngày. Mua của một người bán nhiều lần trong cùng ngày, mỗi lần dưới 5 triệu đồng nhưng tổng từ 5 triệu đồng trở lên, cũng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (điểm c1 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP; khoản 3 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP). Ví dụ: sáng nhập 3 triệu đồng hải sản, chiều nhập thêm 2,5 triệu đồng của cùng mối.

Mua của người trồng, hộ nhỏ không có hóa đơn. Theo điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp mua nông sản của người sản xuất trực tiếp, hoặc mua của hộ, cá nhân có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT, cần chứng từ chi trả tiền và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (Mẫu 02/TNDN theo Thông tư 20/2026/TT-BTC). Nếu giá trị mua trong ngày của từng người bán từ 5 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán không dùng tiền mặt. Cách lập bảng kê xem bài chứng từ hàng chợ không hóa đơn.

Nhân viên mua hộ bằng thẻ, ví cá nhân. Điểm c2 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP cho tính vào chi phí được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ, có quy chế hoặc quyết định cho phép người lao động mua hộ, và doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động. Điểm b khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cả người lao động khi mua và của doanh nghiệp khi hoàn tiền. Với thuế GTGT, điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP có quy định tương tự.

Mua trả chậm, gối đầu. Doanh nghiệp được tạm tính chi phí khi chưa thanh toán; nếu sau đó trả bằng tiền mặt thì phải điều chỉnh giảm chi phí vào kỳ thanh toán (điểm c3 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP). Thông tư 20/2026/TT-BTC yêu cầu có hợp đồng và biên bản bàn giao. Với thuế GTGT, Nghị định 144/2026/NĐ-CP (hiệu lực 20/06/2026) bổ sung: sau khi đã điều chỉnh giảm mà có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì được khấu trừ lại.

Trả lương. Trả lời doanh nghiệp ngày 23/04/2026 trên cổng hỏi đáp của Bộ Tài chính, cơ quan thuế xác định khoản tiền lương từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ; khoản dưới 5 triệu đồng được chi tiền mặt nếu tuân thủ pháp luật kế toán. Thanh Niên (12/2025) cũng dẫn xác nhận tương tự của Bộ Tài chính.

Đang có đề xuất sửa đổi

Theo Thanh Niên (28/08/2026), Bộ Tài chính đang lấy ý kiến dự thảo sửa Nghị định 320/2025/NĐ-CP, đề xuất không bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt khi mua hàng của cá nhân, hộ gia đình, trả lương cho người lao động tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn, áp dụng từ kỳ tính thuế 2026. Đây mới là dự thảo; quán ở đô thị không nên chờ đợi thay đổi này.

Hộ kinh doanh cần lưu ý gì

• Hộ tính thuế trên thu nhập (bắt buộc khi doanh thu trên 3 tỷ đồng, hoặc tự chọn khi trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng): Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP loại khỏi chi phí được trừ các khoản không có đủ hóa đơn, chứng từ, khoản chi cho nhu cầu cá nhân, gia đình và tiền lương của chính thành viên hộ (trừ bảo hiểm bắt buộc). Khoản từ 5 triệu đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Hộ nộp theo tỷ lệ % trên doanh thu không trừ chi phí khi tính thuế, nhưng vẫn nên chuyển khoản để sổ chi tiết tiền rõ ràng.

Việc cần làm ngay

• Rà danh sách khoản chi định kỳ từ 5 triệu đồng: tiền hàng, thuê mặt bằng, sửa chữa, lương.
• Chuyển các khoản này sang chuyển khoản từ tài khoản của quán.
• Ban hành quy chế cho phép nhân viên mua hộ và quy trình hoàn tiền bằng chuyển khoản.
• Không gộp nhiều lần mua tiền mặt trong ngày của cùng một người bán.
• Mở tài khoản lương cho nhân viên có thu nhập từ 5 triệu đồng.
• Kiểm tra lại các khoản trả chậm đến hạn trong quý.

Mẫu quy chế chi tiêu và bảng theo dõi thanh toán có tại Mẫu biểu. Làm bài Chấm điểm sổ sách để kiểm tra các điểm yếu về chứng từ của quán.

Nguồn tham khảo

• Công báo Chính phủ – Nghị định số 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNDN
• Công báo Chính phủ – Nghị định số 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế GTGT
• Công báo Chính phủ – Nghị định số 144/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 181/2025/NĐ-CP
• Công báo Chính phủ – Thông tư số 20/2026/TT-BTC
• LuatVietnam – Hóa đơn từ 5 triệu đồng phải thanh toán không tiền mặt để được trừ thuế TNDN
• LuatVietnam – 8 nội dung đáng chú ý của Nghị định 68/2026/NĐ-CP về thuế hộ kinh doanh
• Bộ Tài chính – Hỏi đáp chính sách: thanh toán không dùng tiền mặt đối với chi tiền lương
• Thanh Niên – Trả lương từ 5 triệu phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được trừ khi tính thuế
• Thanh Niên – Đề xuất mua hàng từ 5 triệu đồng không chuyển khoản vẫn được trừ khi tính thuế