Sổ kế toán hộ kinh doanh quán ăn theo Thông tư 152: nhóm nào ghi sổ nào

Từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh không còn nộp thuế khoán và mọi hộ đều phải ghi sổ kế toán. Nhiều chủ quán ăn, quán cà phê biết điều này nhưng chưa rõ quán mình phải ghi những sổ nào, ghi đến mức chi tiết nào và ai được phép ghi. Câu trả lời nằm trong Thông tư 152/2025/TT-BTC, văn bản ngắn gồm 3 chương, 8 điều.

Bài viết đi qua từng nhóm hộ và mẫu sổ tương ứng. Việc chọn phương pháp tính thuế và lập tờ khai nên làm cùng kế toán thuế.

Thông tư 152/2025/TT-BTC quy định gì

• Ban hành và hiệu lực: Bộ Tài chính ban hành ngày 31/12/2025, hiệu lực từ 01/01/2026. Thông tư 88/2021/TT-BTC hết hiệu lực cùng ngày (Điều 8).
• Đối tượng: tất cả hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (Điều 1).
• Người ghi sổ: chủ hộ tự ghi, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán. Chủ hộ được giao cho cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột, hoặc cho người quản lý, thủ kho, thủ quỹ, người thường xuyên mua bán hàng kiêm nhiệm (Điều 2).
• Lưu trữ: chọn lưu bằng giấy hoặc điện tử; thời hạn tối thiểu 5 năm; thời hạn lưu hóa đơn theo pháp luật về thuế (khoản 1, 2 Điều 3).
• Linh hoạt mẫu sổ: được mở thêm sổ hoặc sửa biểu mẫu, nhưng sổ phải ghi tên sổ, ngày lập, họ tên, chữ ký và dấu (nếu có) của người đại diện hộ (khoản 3 Điều 3).

Quán của bạn thuộc nhóm nào

Nhóm sổ phụ thuộc vào việc quán có chịu thuế GTGT, TNCN hay không và nộp theo phương pháp nào. Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, được Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa ngưỡng từ 500 triệu đồng lên 1 tỷ đồng:

Doanh thu năm	Cách tính thuế TNCN	Sổ theo Thông tư 152
Đến 1 tỷ đồng	Không chịu thuế GTGT, TNCN	S1a-HKD
Trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng, chọn tỷ lệ % trên doanh thu	Tỷ lệ % nhân doanh thu	S2a-HKD
Trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng, chọn tính trên thu nhập	Thu nhập tính thuế nhân thuế suất	S2b, S2c, S2d, S2e-HKD
Trên 3 tỷ đồng	Bắt buộc tính trên thu nhập	S2b, S2c, S2d, S2e-HKD

Hai lưu ý từ Điều 4 Nghị định 68/2026/NĐ-CP: hộ đã áp dụng phương pháp tính trên thu nhập phải giữ ổn định 2 năm liên tục; hộ có doanh thu thực tế vượt 3 tỷ đồng thì năm sau phải chuyển sang tính trên thu nhập. Theo hướng dẫn của cơ quan thuế đăng trên Cổng Xây dựng chính sách, thuế suất với nhóm doanh thu trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng là 17% trên thu nhập tính thuế.

Ngoài ra, hộ có hoạt động chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, bảo vệ môi trường, tài nguyên, sử dụng đất hoặc thuế xuất nhập khẩu mở thêm Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác mẫu S3a-HKD (Điều 7). Nếu không chắc quán có phát sinh các khoản này, hãy hỏi kế toán thuế.

Nhóm 1: Sổ doanh thu S1a-HKD

Sổ S1a-HKD chỉ có 3 cột: ngày tháng ghi sổ, diễn giải và số tiền. Theo Điều 4, sổ dùng làm căn cứ xác định quán có thuộc diện chịu thuế hay không; hộ được ghi theo từng giao dịch hoặc theo định kỳ.

Cách ghi thực tế ở một quán phở nhỏ:

1. Cuối ngày, xuất báo cáo doanh thu từ máy bán hàng.
2. Ghi một dòng: ngày, "Doanh thu bán hàng ngày 15/10 (tiền mặt, chuyển khoản, app)", tổng số tiền.
3. Cuối tháng cộng sổ, kẹp kèm báo cáo máy bán hàng và sao kê tài khoản.

Tổng S1a cả năm là con số dùng để thông báo doanh thu thực tế với cơ quan thuế. Theo tổng hợp của LuatVietnam về Nghị định 68/2026/NĐ-CP, hộ dưới ngưỡng thông báo chậm nhất ngày 31/01 năm sau.

Nhóm 2: Sổ doanh thu S2a-HKD

Hộ nộp thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu dùng hóa đơn và các chứng từ khác làm chứng từ kế toán (khoản 1 Điều 5). Sổ S2a-HKD có thêm cột số hiệu và ngày của chứng từ, và phải tách doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ thuế. Cuối mỗi nhóm, hộ tính thuế GTGT và thuế TNCN; dòng cuối cộng tổng số thuế phải nộp.

Quán có thêm hoạt động khác (bán hàng đóng gói, cho thuê một phần mặt bằng) cần tách nhóm; tỷ lệ cụ thể nên để kế toán thuế xác định.

Nhóm 3: Bộ 4 sổ cho hộ tính thuế trên thu nhập

Chứng từ kế toán của nhóm này gồm hóa đơn, Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ (khi mua của người bán không có hóa đơn) và các chứng từ khác (khoản 1 Điều 6).

Mẫu sổ	Tên sổ	Dùng để
S2b-HKD	Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ	Tính thuế GTGT theo nhóm ngành
S2c-HKD	Sổ chi tiết doanh thu, chi phí	Tính chênh lệch doanh thu trừ chi phí hợp lý, làm căn cứ tính TNCN
S2d-HKD	Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa	Theo dõi nhập, xuất, tồn từng loại
S2e-HKD	Sổ chi tiết tiền	Theo dõi tiền mặt và tiền gửi thanh toán

Sổ S2c-HKD chia chi phí hợp lý thành 6 nhóm: nguyên liệu, hàng hóa, năng lượng; tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc; khấu hao tài sản cố định; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, internet, thuê tài sản, sửa chữa); lãi vay; chi khác phục vụ trực tiếp kinh doanh. Việc khoản chi nào được trừ vẫn theo pháp luật thuế. Theo Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ, và khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Sổ S2d-HKD mở cho từng loại nguyên liệu, dụng cụ, hàng hóa. Đơn giá xuất kho tính riêng cho từng loại theo công thức bình quân:

Đơn giá xuất kho = (Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ) / (Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ)

Nên ưu tiên nhóm giá trị lớn như thịt, hải sản, cà phê hạt, rượu bia.

Sổ S2e-HKD theo dõi riêng tiền mặt và tiền gửi thanh toán, có thể chi tiết theo từng ngân hàng; cuối kỳ tính tồn quỹ và số dư.

Theo LuatVietnam, Nghị định 68/2026/NĐ-CP còn yêu cầu hộ có doanh thu năm 2025 từ 3 tỷ đồng trở lên, hoặc chọn tính thuế trên thu nhập từ năm 2026, xác định giá trị hàng tồn kho, máy móc, thiết bị tại ngày 31/12/2025 và lập bảng kê để làm căn cứ tính chi phí được trừ năm 2026.

Những lỗi thường gặp

• Ghi sổ dồn vào cuối quý, số liệu không khớp báo cáo máy bán hàng.
• Chỉ ghi doanh thu tiền mặt, bỏ sót chuyển khoản và tiền từ app giao đồ ăn.
• Tự sửa mẫu sổ nhưng thiếu tên sổ, ngày lập, chữ ký người đại diện.

Việc cần làm ngay

• Xác định doanh thu dự kiến năm 2026 để biết quán thuộc nhóm nào.
• Chọn mẫu sổ tương ứng (S1a, S2a hoặc bộ S2b đến S2e) và tạo file theo tháng.
• Phân công người ghi sổ, người kiểm tra và ghi rõ trong nội quy.
• Thống nhất lịch ghi: doanh thu hằng ngày, kho hằng tuần, đối chiếu tiền cuối tháng.
• Lưu sổ, hóa đơn, chứng từ theo năm, có bản sao điện tử.
• Nếu doanh thu gần 3 tỷ đồng, bắt đầu theo dõi kho và chi phí trước khi bắt buộc.

Mẫu sổ doanh thu, sổ chi tiết tiền và bảng kê mua hàng có tại Mẫu biểu. Để kiểm tra sổ sách hiện tại còn thiếu gì, làm bài Chấm điểm sổ sách. Chủ quán đang chuyển từ thuế khoán có thể đọc thêm bài về bỏ thuế khoán từ 2026.

Nguồn tham khảo

• Công báo Chính phủ – Thông tư số 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
• LuatVietnam – Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh
• LuatVietnam – 8 nội dung đáng chú ý của Nghị định 68/2026/NĐ-CP về thuế hộ kinh doanh
• Xây dựng chính sách – Toàn văn Nghị định 141/2026/NĐ-CP
• Xây dựng chính sách – Phương pháp tính thuế đối với cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh
• Xây dựng chính sách – Hộ doanh thu trên 3–50 tỷ đồng quyết toán TNCN theo lợi nhuận