Nội quy lao động và xử lý kỷ luật nhân viên quán: làm sao cho đúng luật

Nhân viên đi trễ nhiều lần, bỏ ca không báo, làm vỡ đồ, lệch két, cho người quen uống miễn phí: đây là những tình huống chủ quán gặp hằng tháng. Cách xử lý phổ biến là "trừ lương", "phạt 200.000 đồng" hoặc cho nghỉ ngay. Theo Bộ luật Lao động 2019, phần lớn các cách này đều sai và có thể khiến quán bị phạt nặng hơn thiệt hại ban đầu.

Muốn xử lý kỷ luật đúng, quán cần 2 thứ: nội quy lao động ghi rõ hành vi vi phạm và hình thức xử lý, và trình tự xử lý theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Mức phạt khi làm sai áp dụng theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP từ 10/09/2026.

Khi nào phải có và phải đăng ký nội quy

Quy mô quán	Nội quy	Đăng ký
Dưới 10 người lao động	Không bắt buộc bằng văn bản, nhưng phải thỏa thuận nội dung kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động	Không phải đăng ký; nếu có nội quy bằng văn bản, hiệu lực do quán quyết định
Từ 10 người lao động trở lên	Bắt buộc bằng văn bản	Nộp hồ sơ trong 10 ngày kể từ ngày ban hành

Căn cứ: Điều 118, 119, 121 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Nội quy của quán từ 10 người trở lên có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ. Chuỗi có chi nhánh ở tỉnh khác phải gửi nội quy đã đăng ký đến cơ quan lao động nơi đặt chi nhánh (khoản 4 Điều 119).

Đăng ký ở đâu, hồ sơ gồm gì

Theo Quyết định 628/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ, hồ sơ nộp đến cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh (hoặc cấp xã nếu được ủy quyền), trực tiếp, qua bưu điện hoặc qua Cổng Dịch vụ công. Thời hạn giải quyết 7 ngày làm việc, không mất phí. Hồ sơ theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019 gồm:

1. Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
2. Nội quy lao động.
3. Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
4. Các văn bản của quán liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Nội quy cần có những gì

Khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu 9 nhóm nội dung: thời giờ làm việc, nghỉ ngơi; trật tự nơi làm việc; an toàn, vệ sinh lao động; phòng chống quấy rối tình dục; bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh; trường hợp tạm chuyển người lao động làm việc khác; hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật; trách nhiệm vật chất; người có thẩm quyền xử lý kỷ luật.

Với quán F&B, nên viết cụ thể: giờ vào ca, cách giao ca, quy định đồng phục, vệ sinh an toàn thực phẩm trong bếp, quy trình thu ngân và kiểm quỹ, danh mục tài sản (két tiền, máy POS, dụng cụ bếp), công thức món là bí mật kinh doanh, mức bồi thường khi làm vỡ, làm mất đồ. Hành vi nào không ghi trong nội quy, hợp đồng hoặc luật thì không được xử lý kỷ luật (khoản 3 Điều 127).

Nội quy phải được thông báo đến toàn bộ nhân viên và niêm yết nội dung chính ở nơi cần thiết, ví dụ phòng nghỉ nhân viên, khu vực bếp (khoản 4 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).

4 hình thức kỷ luật và những điều cấm

Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 chỉ có 4 hình thức: khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng; cách chức; sa thải.

Điều 127 cấm:

• Xâm phạm sức khỏe, danh dự, nhân phẩm của người lao động khi xử lý kỷ luật.
• Phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật.
• Xử lý hành vi không được quy định trong nội quy, hợp đồng hoặc luật.

Ngoài ra, không được áp dụng nhiều hình thức kỷ luật cho một hành vi, và không xử lý kỷ luật khi nhân viên đang nghỉ ốm, nghỉ có phép, lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi (Điều 122).

Sa thải chỉ áp dụng trong các trường hợp tại Điều 125, gồm: trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc; gây thiệt hại nghiêm trọng về tài sản theo nội quy; tái phạm khi đang bị kéo dài nâng lương hoặc cách chức; tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày mà không có lý do chính đáng.

Trình tự xử lý kỷ luật

Theo Điều 122, 123 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

1. Lập biên bản vi phạm ngay khi phát hiện; nếu phát hiện sau thì thu thập chứng cứ (camera, báo cáo POS, lời khai). Quán phải chứng minh được lỗi.
2. Thông báo họp ít nhất 5 ngày làm việc trước, gửi đến nhân viên, tổ chức đại diện người lao động mà nhân viên là thành viên (nếu có), người đại diện theo pháp luật nếu nhân viên chưa đủ 15 tuổi.
3. Họp xử lý: nhân viên có mặt, được tự bào chữa hoặc nhờ người bào chữa. Nếu đã thông báo hợp lệ mà vắng mặt, quán vẫn được họp.
4. Lập biên bản cuộc họp, thông qua và ký trước khi kết thúc.
5. Ban hành quyết định trong thời hiệu và gửi cho các thành phần dự họp.

Thời hiệu là 6 tháng kể từ ngày vi phạm; vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, bí mật kinh doanh là 12 tháng.

Xử lý nhân viên làm thất thoát

Thất thoát ở quán thường là lệch két, hủy món để lấy tiền mặt, cho khách quen không tính tiền, làm vỡ, làm mất dụng cụ. Có 2 hướng xử lý tách biệt, có thể áp dụng cùng lúc:

Hướng	Căn cứ	Điểm chính
Kỷ luật lao động	Điều 124, 125	Trộm cắp, tham ô tại nơi làm việc có thể sa thải; lỗi nhẹ hơn áp dụng theo nội quy
Bồi thường thiệt hại	Điều 129, 130; Điều 71, 72 Nghị định 145/2020/NĐ-CP	Yêu cầu tường trình, họp xử lý, ra quyết định nêu rõ mức và cách bồi thường; thời hiệu 6 tháng

Nếu thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất, giá trị không quá 10 tháng lương tối thiểu vùng, nhân viên bồi thường nhiều nhất 3 tháng tiền lương. Mức khấu trừ hằng tháng không quá 30% tiền lương thực trả sau khi trừ bảo hiểm và thuế (Điều 102, 129). Khi quyết định mức bồi thường, quán phải xét lỗi, mức thiệt hại thực tế và hoàn cảnh của nhân viên.

Với vụ việc phức tạp, quán có thể tạm đình chỉ công việc tối đa 15 ngày (trường hợp đặc biệt 90 ngày), tạm ứng 50% lương cho nhân viên trong thời gian này (Điều 128). Nếu có dấu hiệu tội phạm, quán nên trình báo cơ quan công an.

Quy trình phòng ngừa lệch két xem tại bài Kiểm quỹ cuối ca.

Mức phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP

Hành vi (Điều 25)	Mức phạt (cá nhân)
Không thông báo, không niêm yết nội quy	1–3 triệu đồng
Không có nội quy bằng văn bản khi dùng từ 10 người; không đăng ký nội quy; dùng nội quy chưa có hoặc hết hiệu lực	5–10 triệu đồng
Xử lý kỷ luật, bồi thường sai trình tự, thủ tục, thời hiệu	5–10 triệu đồng
Phạt tiền, cắt lương thay kỷ luật; kỷ luật hành vi không có trong nội quy; nhiều hình thức cho một hành vi	20–40 triệu đồng

Nếu sa thải sai trình tự hoặc sa thải vì hành vi không có trong nội quy, quán còn bị buộc nhận nhân viên trở lại và trả đủ lương những ngày nghỉ; nếu đã phạt tiền, cắt lương thì phải trả lại. Hộ kinh doanh bị phạt như cá nhân, doanh nghiệp gấp 2 lần.

Việc cần làm ngay

• Đếm số người lao động để biết quán có phải ban hành và đăng ký nội quy bằng văn bản không.
• Quán dưới 10 người: bổ sung điều khoản kỷ luật, trách nhiệm vật chất vào hợp đồng lao động.
• Soạn nội quy đủ 9 nhóm nội dung, liệt kê cụ thể hành vi vi phạm thường gặp ở quán.
• Nộp hồ sơ đăng ký trong 10 ngày kể từ ngày ban hành; niêm yết tại khu vực nhân viên.
• Bỏ mọi hình thức "phạt tiền", "trừ lương" trong bảng lương; chuyển sang kỷ luật và bồi thường đúng thủ tục.
• Lưu biên bản, thông báo họp, quyết định kỷ luật cho từng vụ việc.

Mẫu nội quy và biên bản tham khảo có tại mục Mẫu biểu.

Nguồn tham khảo

• Cổng văn bản Chính phủ – Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14
• Cổng văn bản Chính phủ – Nghị định 145/2020/NĐ-CP
• Cổng văn bản Chính phủ – Nghị định 283/2026/NĐ-CP
• Xây dựng chính sách – Thủ tục hành chính đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp
• LuatVietnam – Hướng dẫn đăng ký nội quy lao động online 2026
• Báo Chính phủ – Quy định mới xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH