Hóa đơn điện tử lập sai: điều chỉnh hay thay thế theo quy định mới

Thu ngân gõ nhầm mã số thuế công ty khách, xuất hóa đơn tiệc cưới thiếu 2 bàn, để thuế suất 10% cho cả phần đồ ăn được giảm còn 8%. Những lỗi này xảy ra hằng tuần ở nhà hàng, quán cà phê có khách doanh nghiệp. Cách sửa phụ thuộc vào loại lỗi, loại hóa đơn và văn bản đang có hiệu lực.

Từ 01/07/2026, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã hết hiệu lực. Quy định về hóa đơn điện tử hiện nằm ở Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, cùng có hiệu lực từ 01/07/2026. Cách xử lý hóa đơn lập sai được quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

3 hướng xử lý theo loại lỗi

Loại lỗi	Cách xử lý	Có phải lập hóa đơn mới?
Sai tên, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác, nhưng đúng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa	Thông báo cho người mua; gửi cơ quan thuế Mẫu 04/SS-HĐĐT	Không
Sai mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác	Chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế	Có
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền lập sai	Lập hóa đơn thay thế	Có

Lỗi nhỏ: chỉ cần thông báo

Theo điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu hóa đơn sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ nhưng các thông tin quyết định nghĩa vụ thuế vẫn đúng, quán thông báo cho người mua và gửi Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC) đến cơ quan thuế. Không phải lập lại hóa đơn. Hệ thống của cơ quan thuế tự động gửi thông báo tiếp nhận theo Mẫu 01/TB-SSĐT.

Ví dụ: khách ghi tên công ty thiếu chữ "Chi nhánh" nhưng mã số thuế đúng. Quán chỉ cần gửi 04/SS-HĐĐT.

Lỗi làm thay đổi nghĩa vụ thuế: điều chỉnh hoặc thay thế

Với lỗi về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, điểm b khoản 1 Điều 10 cho quán chọn 1 trong 2 cách:

• Hóa đơn điều chỉnh ghi dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm". Điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm, đúng với thực tế.
• Hóa đơn thay thế ghi dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm", thể hiện lại toàn bộ nội dung đúng.

Quán ký số hóa đơn mới rồi gửi người mua (hóa đơn không mã) hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi người mua (hóa đơn có mã).

Nếu trong cùng tháng quán lập sai cùng một nội dung trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, ví dụ một công ty đặt cơm văn phòng hằng ngày và bị ghi sai đơn giá cả tháng, quán được lập 1 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn, kèm bảng kê theo Mẫu 01/BK-ĐCTT.

Nguyên tắc nhất quán: hóa đơn đã xử lý theo cách nào thì các lần sửa sau phải dùng đúng cách đó (điểm a khoản 6 Điều 10). Hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn thì chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh (điểm b khoản 6 Điều 10).

Hóa đơn từ máy tính tiền: chỉ thay thế

Điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định hóa đơn điện tử từ máy tính tiền lập sai thì người bán lập hóa đơn thay thế. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất ở quán ăn uống, nên thu ngân cần biết thao tác thay thế trên phần mềm bán hàng, thay vì tự hủy đơn và xuất đơn mới.

Có cần văn bản thỏa thuận với khách không

Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế:

• Người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh: hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Quán lưu văn bản này và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Người mua là cá nhân: quán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của quán (nếu có).
• Không bắt buộc văn bản thỏa thuận khi quán chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch, hoặc bán hàng trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số.

Nếu hóa đơn sai đã được gửi qua Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, quán gửi thông tin điều chỉnh, thay thế ngay trên Bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo, không gửi 04/SS-HĐĐT (điểm đ khoản 1 Điều 10).

Khi cơ quan thuế phát hiện trước

Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn lập sai, quán sẽ nhận thông báo theo Mẫu 01/TB-RSĐT và phải rà soát, điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 10 (khoản 3). Nên xử lý ngay vì nếu hóa đơn sai dẫn đến khai thiếu thuế thì còn phát sinh tiền chậm nộp.

Hóa đơn lập theo quy định cũ

Hóa đơn lập theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC mà phát hiện sai sau 01/07/2026 thì thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định (khoản 2 Điều 24 Thông tư 91/2026/TT-BTC). Hóa đơn giấy đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng từ 01/07/2026 và phải tiêu hủy (khoản 3 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).

Rủi ro nếu không xử lý

Xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn hiện vẫn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP (Văn bản hợp nhất 15/VBHN-BTC năm 2026). Một số mức đáng chú ý, áp dụng với tổ chức; hộ kinh doanh áp dụng mức của cá nhân, bằng 1/2 tổ chức theo khoản 4 Điều 44 Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15:

Hành vi	Mức phạt với tổ chức
Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung thông báo về hóa đơn gửi cơ quan thuế	1–3 triệu đồng; không phạt nếu tự phát hiện và lập lại trước khi có quyết định thanh tra, kiểm tra (Điều 29)
Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng, 1 số hóa đơn	500.000–1.500.000 đồng (Điều 24)
Lập hóa đơn không đúng thời điểm, 2 đến dưới 10 số	2–5 triệu đồng (Điều 24)
Không lập hóa đơn khi bán hàng, 1 số hóa đơn	1–2 triệu đồng (Điều 24)

Nếu hóa đơn sai dẫn đến khai thiếu thuế, quán có thể bị phạt 20% số thuế khai thiếu và phải nộp tiền chậm nộp 0,03%/ngày. Ngoài ra, Nghị định 254/2026/NĐ-CP lần đầu có cơ chế khen thưởng người tiêu dùng tố giác người bán không lập, không giao hóa đơn, tối đa 10 triệu đồng/vụ việc.

Việc cần làm ngay

• Cập nhật quy trình nội bộ theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, bỏ các hướng dẫn cũ theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.
• Hỏi nhà cung cấp phần mềm: thao tác lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn máy tính tiền và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT.
• Soạn sẵn mẫu văn bản thỏa thuận sai sót hóa đơn cho khách doanh nghiệp.
• Yêu cầu thu ngân kiểm tra mã số thuế người mua trước khi phát hành hóa đơn cho khách công ty.
• Theo dõi hộp thư điện tử đăng ký với cơ quan thuế để không bỏ sót thông báo Mẫu 01/TB-RSĐT.
• Lưu văn bản thỏa thuận, bảng kê 01/BK-ĐCTT cùng hóa đơn gốc theo từng tháng.

Toàn văn Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC có tại mục Văn bản. Mẫu biểu tham khảo có tại Mẫu biểu. Bài liên quan: Thuế GTGT dịch vụ ăn uống 2026.

Nguồn tham khảo

• LuatVietnam – Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
• LuatVietnam – 3 trường hợp xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
• LuatVietnam – 6 điểm mới Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
• LuatVietnam – Văn bản hợp nhất 15/VBHN-BTC 2026 xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn
• Báo Chính phủ – Một số quy định mới về xử phạt vi phạm hành chính thuế, hóa đơn (Nghị định 310/2025/NĐ-CP)
• Xây dựng chính sách – Những điểm mới, nội dung trọng tâm của Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15