Đăng ký hộ kinh doanh quán ăn năm 2026: hồ sơ, nơi nộp và lệ phí

Phần lớn quán ăn, quán cà phê nhỏ tại Việt Nam bắt đầu bằng hình thức hộ kinh doanh. Thủ tục này đã thay đổi hai lần trong vòng một năm: từ 01/07/2025, Nghị định 168/2025/NĐ-CP chuyển việc đăng ký từ cấp huyện về cấp xã; từ 23/07/2026, Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa tiếp một số điểm về nơi nộp và đăng ký trực tuyến. Nhiều hướng dẫn trên mạng vẫn ghi "nộp tại Phòng Tài chính – Kế hoạch quận, huyện", nay không còn đúng.

Bài viết tóm tắt những gì chủ quán cần biết để tự làm hồ sơ, theo văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm tháng 09/2026.

Ai được đăng ký và giới hạn cần biết

Theo Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình. Người đăng ký phải là công dân Việt Nam có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc các trường hợp như đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành hình phạt tù hoặc bị Tòa án cấm hành nghề.

Một số giới hạn chủ quán hay bỏ sót:

• Mỗi người chỉ được đăng ký một hộ kinh doanh trên toàn quốc (khoản 1 Điều 83). Muốn mở thêm quán thì đăng ký thêm địa điểm kinh doanh, không lập hộ thứ hai.
• Chủ hộ không được đồng thời là chủ doanh nghiệp tư nhân, nhưng vẫn được góp vốn, mua cổ phần trong công ty với tư cách cá nhân (khoản 4 và 5 Điều 84).
• Người bán hàng rong, quà vặt, kinh doanh lưu động, thời vụ có thu nhập thấp không bắt buộc đăng ký, trừ khi kinh doanh ngành nghề có điều kiện; mức thu nhập thấp do UBND cấp tỉnh quy định (khoản 3 Điều 82). Quán có mặt bằng cố định, phục vụ khách thường xuyên không nên dựa vào ngoại lệ này.

Hồ sơ gồm những gì

Khoản 2 Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ rất gọn:

Trường hợp	Giấy tờ phải nộp
Một cá nhân đứng tên	Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh
Nhiều thành viên gia đình cùng thành lập	Giấy đề nghị, kèm bản sao văn bản ủy quyền cho một người làm chủ hộ, có công chứng hoặc chứng thực
Nhờ người khác đi nộp	Thêm văn bản ủy quyền cho cá nhân đó (không bắt buộc công chứng), hoặc hợp đồng dịch vụ và giấy giới thiệu nếu thuê tổ chức làm dịch vụ (Điều 93)

Không cần nộp bản sao căn cước. Theo Điều 92, chủ hộ kê khai họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; nếu nộp bản giấy thì xuất trình thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử. Chỉ khi kết nối dữ liệu dân cư bị gián đoạn mới phải kèm bản sao thẻ.

Điều 90 cũng quy định cơ quan đăng ký không được yêu cầu nộp thêm giấy tờ ngoài danh mục nêu trên. Hợp đồng thuê mặt bằng, giấy tờ nhà không nằm trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh.

Đặt tên hộ kinh doanh

Theo Điều 86, tên gồm cụm từ "Hộ kinh doanh" và tên riêng, ví dụ "Hộ kinh doanh Phở Bà Lan". Cần lưu ý:

• Không dùng các từ "công ty", "tập đoàn", "doanh nghiệp".
• Tên tiếng Việt không được trùng với hộ khác đã đăng ký trong cùng phạm vi cấp xã.
• Không dùng nhãn hiệu, tên thương mại đã được bảo hộ của người khác. Nếu vi phạm, hộ phải đổi tên trong 15 ngày kể từ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Tên trên giấy đăng ký cũng là tên phải thể hiện trên biển hiệu, nên chọn tên gần với thương hiệu quán ngay từ đầu. Nếu định phát triển thương hiệu, xem thêm bài đăng ký nhãn hiệu trước khi mở điểm thứ 2.

Ghi ngành nghề cho quán ăn, quán cà phê

Khoản 2 Điều 89 yêu cầu chọn một ngành kinh tế cấp 4 trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam làm ngành chính; các ngành khác được ghi tự do. Hệ thống ngành hiện hành ban hành kèm Quyết định 36/2025/QĐ-TTg, có hiệu lực từ 15/11/2025, thay thế Quyết định 27/2018/QĐ-TTg.

Với F&B, hai mã hay dùng là:

• 5610 – nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động: quán cơm, quán phở, nhà hàng, cửa hàng đồ ăn mang đi.
• 5630 – dịch vụ phục vụ đồ uống: quán cà phê, trà sữa, quán giải khát, quán bia.

Quán vừa bán đồ ăn vừa bán đồ uống nên chọn mã theo doanh thu chính và ghi thêm ngành còn lại. Có thể ghi chi tiết hơn dưới mã cấp 4, ví dụ "5610 – Quán ăn phục vụ tại chỗ và mang đi", miễn nội dung chi tiết vẫn thuộc mã đã chọn (điểm đ khoản 3 Điều 89).

Nộp ở đâu, bằng cách nào

Cơ quan tiếp nhận. Theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa khoản 2 Điều 20, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã là phòng chuyên môn của UBND xã, phường được giao nhiệm vụ này; nơi không lập phòng chuyên môn thì là chính UBND cấp xã. Theo khoản 2 Điều 88, có thể nộp và nhận kết quả tại cơ quan đăng ký cấp xã bất kỳ trong tỉnh, thành phố nơi đặt quán; việc giải quyết do cấp xã nơi đặt trụ sở thực hiện.

Phương thức. Điều 94 cho phép nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc qua mạng. Theo Điều 113 sửa đổi bởi Nghị định 296/2026, người nộp trực tuyến đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID bằng tài khoản định danh điện tử. Nội dung kê khai trên hệ thống chỉ cần một người ký thì không phải ký số và tải lên. Hồ sơ nộp ngoài giờ hành chính, ngày nghỉ được tính thời hạn từ ngày làm việc kế tiếp.

Thời hạn và kết quả

Theo khoản 3 Điều 99, trong 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký cấp xã phải:

• cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và thông báo cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hoặc
• thông báo bằng văn bản lý do và nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Hai điểm pháp lý quan trọng của tờ giấy này (Điều 85):

1. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đồng thời là giấy chứng nhận đăng ký thuế. Mã số hộ kinh doanh chính là mã số thuế (Điều 91).
2. Giấy này không phải giấy phép kinh doanh. Với ngành nghề có điều kiện, hộ chỉ được hoạt động khi đáp ứng đủ điều kiện và phải duy trì trong suốt quá trình kinh doanh (khoản 1 Điều 89).

Lệ phí

Điều 97 quy định lệ phí nộp ngay khi nộp hồ sơ, có thể nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia, và không được hoàn lại nếu hồ sơ không được chấp thuận. Mức lệ phí do HĐND cấp tỉnh quyết định. Ví dụ, Hà Nội thu 100.000 đồng/lần cho cấp mới, thay đổi nội dung hoặc cấp lại theo Nghị quyết 78/2026/NQ-HĐND, có hiệu lực từ 25/07/2026. Nên tra mức của tỉnh mình trên cổng dịch vụ công trước khi nộp.

Lệ phí môn bài đã chấm dứt thu từ 01/01/2026 theo khoản 7 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15, nên quán mới mở năm 2026 không còn khoản này.

Sau khi có giấy: các việc tiếp theo

Việc	Căn cứ, ghi chú
An toàn thực phẩm	Làm giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện hoặc cam kết, tùy loại hình; Nghị định 15/2018/NĐ-CP vẫn áp dụng
Phòng cháy chữa cháy	Bảo đảm điều kiện theo Luật 55/2024/QH15; quán nhỏ không có giấy chứng nhận PCCC
Bán rượu từ 5,5 độ	Đăng ký bán rượu tiêu dùng tại chỗ
Thuế	Tự kê khai doanh thu thực tế; hộ trên 1 tỷ đồng/năm dùng hóa đơn điện tử
Sổ sách	Ghi sổ doanh thu theo Thông tư 152/2025/TT-BTC
Mở thêm điểm bán	Thông báo địa điểm kinh doanh theo Điều 87

Chi tiết từng mục có trong các bài PCCC cho quán ăn nhỏ, Nghị định 46 tạm ngưng, giấy ATTP vẫn theo Nghị định 15 và bỏ thuế khoán từ 2026.

Việc cần làm ngay

• Kiểm tra mình chưa đứng tên hộ kinh doanh nào khác và không là chủ doanh nghiệp tư nhân.
• Chọn tên "Hộ kinh doanh + tên riêng", tra trùng tên trong xã, phường.
• Chọn mã ngành chính 5610 hoặc 5630, ghi chi tiết đúng mô hình quán.
• Nếu nhiều người trong gia đình cùng đứng tên: làm văn bản ủy quyền có công chứng.
• Tạo tài khoản định danh điện tử mức 2 để nộp qua VNeID hoặc Cổng dịch vụ công.
• Tra mức lệ phí của tỉnh, chuẩn bị nộp trực tuyến.
• Sau khi có giấy, lên lịch làm ngay hồ sơ an toàn thực phẩm và PCCC trước ngày khai trương.

Để có danh sách giấy tờ đầy đủ theo mô hình quán, có thể dùng công cụ Giấy tờ mở quán.

Nguồn tham khảo

• Xây dựng chính sách – Toàn văn Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
• Công báo Chính phủ – Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 168/2025/NĐ-CP
• Báo Điện tử Chính phủ – Quy định mới về đăng ký hộ kinh doanh
• Cổng văn bản Chính phủ – Quyết định 36/2025/QĐ-TTg ban hành Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam
• LuatVietnam – Lệ phí đăng ký kinh doanh 2026 tại Hà Nội
• LuatVietnam – Chính thức bãi bỏ lệ phí môn bài từ 01/01/2026